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Hai mai pensato a quanto potrebbe essere efficace se il tuo team commerciale e le operations lavorassero insieme in maniera più sinergica? E se ti dicessi che esiste un processo che può migliorare il livello di servizio al cliente proprio attraverso questa collaborazione? Questo processo si chiama S&OP, ovvero Sales & Operations Planning.
Ma cosa significa esattamente S&OP? In parole semplici, è l’idea che la condivisione di informazioni tra l’area commerciale e le operations può aiutare a identificare meglio le richieste del mercato, rispettando i vincoli operativi. Sembra semplice, vero? Ma come si traduce tutto ciò nella pratica?
Il S&OP è un processo strutturato in diverse fasi, che prevede incontri periodici tra le funzioni Sales e Operations. Questi incontri si svolgono su due livelli: il primo livello ha un taglio più direzionale e coinvolge i responsabili Commerciali, delle Operations e del Planning; il secondo livello è più operativo e legato alla gestione del portafoglio ordini, coinvolgendo tipicamente il Customer Service e il Planning.
Ma quali informazioni vengono condivise durante questi incontri? Si parla di contesto e settore, mercato e domanda, nuovi prodotti e servizi, e criticità operative. Queste informazioni permettono la definizione di piani di azioni correttive congiunte tra le funzioni coinvolte.
Ti stai chiedendo quali potrebbero essere gli output di queste attività? Ecco alcuni esempi:
- Previsione di una revisione delle previsioni di alcuni prodotti.
- Inserimento di una scorta su uno specifico prodotto.
- Spinta commerciale per prodotti di punta che non stanno performando come previsto.
- Decisione di phase in/out anticipati.
- Modifica temporanea del modello di servizio in caso di criticità operative.
Come vedi, queste sono azioni molto pratiche e operative che nascono dalla condivisione di informazioni tra due mondi completamente diversi.
Per supportare questo processo, è utile impostare una dashboard (o Monitor S&OP) e delle metriche che facilitino il processo decisionale. Questi strumenti permettono di visualizzare i dati relativi a ogni famiglia di prodotto, come ad esempio acquisito/spedito mensile, previsioni prossimi mesi, copertura a magazzino, potenziali rotture di stock, book to bill.
Tuttavia, l’implementazione del processo S&OP presenta una doppia complessità:
- Superare i conflitti tipici tra il mondo Commerciale e quello delle Operations. È necessario sedersi allo stesso tavolo e identificare insieme soluzioni e azioni che creano valore per entrambe le parti.
- Trovare un linguaggio comune. Commerciale e Operations parlano due lingue diverse e trovare il giusto livello di aggregazione dei dati e delle informazioni per prendere decisioni non è facile.
Nonostante queste sfide, il processo S&OP, se adeguatamente strutturato e supportato da strumenti adeguati, può portare benefici significativi. Permette di gestire opportunità e criticità grazie a un lavoro di squadra coeso.
Per rendere più concreto quanto discusso, prendiamo un esempio pratico di come potrebbe essere strutturato un processo S&OP.
Immaginiamo di essere in un’azienda metalmeccanica che produce componenti per l’industria automobilistica. Il team commerciale, dopo aver analizzato i trend di mercato e aver parlato con i clienti, prevede un aumento della domanda per un particolare componente nei prossimi sei mesi.
Durante l’incontro di S&OP, il team commerciale condivide queste informazioni con le Operations. Le Operations, a loro volta, esaminano la capacità produttiva, i tempi di approvvigionamento dei materiali e i vincoli di produzione.
Scoprono che, per soddisfare l’aumento della domanda, avranno bisogno di più tempo per l’acquisto di materie prime e per l’adeguamento delle linee di produzione. Questa informazione viene quindi condivisa con il team commerciale.
Insieme, i due team decidono di anticipare gli ordini di materie prime e di iniziare l’adeguamento delle linee di produzione. Inoltre, il team commerciale decide di comunicare ai clienti un leggero ritardo nella consegna dei componenti, ma assicura che la qualità del prodotto sarà superiore.
Questo è solo l’inizio del processo S&OP. Nei mesi successivi, i due team si incontreranno regolarmente per monitorare la situazione, aggiornare le previsioni e apportare eventuali modifiche al piano. Ad esempio, se la domanda per il componente aumenta più del previsto, potrebbero decidere di aumentare ulteriormente la produzione o di cercare fornitori alternativi per le materie prime.
Questo è un esempio di come il processo S&OP può aiutare a prendere decisioni informate che beneficiano sia l’azienda che i clienti.
Concludendo, il processo S&OP è un potente strumento che può migliorare la collaborazione tra il team commerciale e le operations, portando a un servizio al cliente di eccellenza. Tuttavia, la sua implementazione può essere complessa e richiede un approccio strutturato e l’uso di strumenti adeguati.
Sei pronto a intraprendere questo percorso? Il nostro team di consulenti QuickSolve è qui per aiutarti. Con la nostra esperienza in operations, supply chain e commerciale, possiamo guidarti nell’implementazione di un processo S&OP efficace. Non esitare a contattarci su www.quicksolve.it. Siamo pronti a supportarti nel tuo viaggio verso l’eccellenza del servizio al cliente.
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