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Le organizzazioni, con le loro attività, generano nuove esperienze e nuove conoscenze che diventano parte della loro proprietà intellettuale. Questo è particolarmente vero durante il ciclo di vita dei progetti, dato l’unico risultato che li caratterizza. Memorizzare, sintetizzare e sfruttare queste esperienze a vantaggio di future iniziative è un’importante attività di Project Management, anche se spesso viene trascurata. L’obiettivo delle lezioni apprese è proprio quello di creare una sintesi di quanto accaduto per agevolare la gestione dei progetti futuri.
Importanza delle lezioni apprese nella gestione dei progetti
Il concetto di lezioni apprese è fondamentale nella gestione di qualsiasi progetto, indipendentemente dal tipo di organizzazione coinvolta. Raccogliere, analizzare e archiviare le esperienze e le conoscenze acquisite durante il corso di un progetto permette di evitare gli stessi errori in futuro e di migliorare continuamente le prestazioni dell’organizzazione.
Struttura e formato delle lezioni apprese
La struttura e il formato delle lezioni apprese dipendono dall’organizzazione, dal tipo di progetti che essa svolge e dagli standard che adotta per la documentazione e la comunicazione. Ad esempio, un’azienda che gestisce progetti informatici potrebbe prestare particolare attenzione alle richieste di modifica e alla loro gestione. In questo caso, le lezioni apprese potrebbero essere classificate in base a:
· Processi e metodi
· Ruoli e responsabilità
· Incertezze e rischi
· Stakeholder
Un esempio di raccolta dati formale potrebbe prevedere l’utilizzo di un sistema di survey che guidi il project manager nell’identificazione e nell’elenco dei problemi e dei punti di miglioramento. Queste informazioni verrebbero quindi archiviate in una base di dati consultabile durante la fase di discussione finale.
Raccolta e archiviazione dei dati delle lezioni apprese
La raccolta e l’archiviazione dei dati delle lezioni apprese devono essere effettuate in modo rapido e sistematico, man mano che il progetto procede. Questi dati possono essere raccolti in modo formale o informale, a seconda della natura del progetto e della cultura dell’organizzazione. È importante evitare di lasciare trascorrere troppo tempo, altrimenti la memoria di quanto accaduto potrebbe affievolirsi e le informazioni importanti potrebbero essere dimenticate o distorte da altre esperienze.
Durante l’intero ciclo di vita del progetto, vengono raccolti dati e informazioni che vengono successivamente archiviati in attesa di essere elaborati. Se il progetto è breve, può essere conveniente attendere il suo termine per raccogliere ed elaborare le informazioni in una singola sessione di lavoro. Tuttavia, se si lascia trascorrere troppo tempo, la memoria delle esperienze potrebbe affievolirsi e ciò potrebbe ostacolare una corretta interpretazione e sintesi dei dati.
Fattori di insuccesso e resistenza al cambiamento
La raccolta dei dati delle lezioni apprese può incontrare alcune difficoltà che possono portare a insuccessi o resistenza al cambiamento all’interno dell’organizzazione. Uno dei principali fattori è la scarsità di risorse e il tempo limitato a disposizione. Se l’utilità delle lezioni apprese non è ben compresa, le funzioni potrebbero tendere a richiamare le proprie risorse da un progetto che considerano terminato.
Un altro fattore importante da considerare è il comportamento delle persone coinvolte nel progetto. A volte, le persone tendono a rimuovere le circostanze negative o a dare troppo risalto alle circostanze positive. Inoltre, la cultura di condivisione della conoscenza presente nell’organizzazione può influenzare la volontà delle persone di condividere le proprie esperienze.
Le lezioni apprese coinvolgono anche un senso di responsabilità e la capacità di condividere i propri errori in modo aperto. Se le persone si sentono sotto accusa, potrebbero minimizzare gli effetti dei loro errori o addirittura nasconderli. Inoltre, la raccolta delle lezioni apprese potrebbe essere vista come un insieme di prove da utilizzare contro di loro.
Questi fattori comportamentali possono generare resistenza al cambiamento all’interno dell’organizzazione. È importante considerare la cultura e il clima aziendale prima di introdurre nuovi strumenti come le lezioni apprese. È necessario rimuovere gli ostacoli al cambiamento prima di apportare modifiche significative.
Lezioni apprese e metodi agili
Nell’ambito dei metodi agili, come lo Scrum, si effettuano periodiche retrospettive al termine di ogni iterazione. Durante queste retrospettive, vengono esaminate e tracciate le esperienze acquisite, analizzando ciò che ha favorito il successo delle attività e ciò che ha ostacolato. Questa pratica è particolarmente importante nel contesto degli approcci agili, in cui le iterazioni sono limitate nel tempo e l’obiettivo principale è rispettare la pianificazione stabilita.
Lezioni apprese e conoscenza
Le esperienze dimostrano che le lezioni apprese generano principalmente conoscenza tacita, ovvero il 90% circa della conoscenza di cui un’organizzazione dispone. La conoscenza tacita si trasmette attraverso l’esempio e l’imitazione, mentre la conoscenza esplicita è codificabile e può essere trasmessa verbalmente o per iscritto. Esiste anche una forma di conoscenza implicita che si situa tra la conoscenza tacita e quella esplicita.
Un esempio pratico
Per comprendere meglio il concetto di lezioni apprese, prendiamo ad esempio un’azienda manifatturiera di medie dimensioni chiamata Alpha. Alpha progetta e commercializza macchine automatiche per il confezionamento di schede per computer, con progetti che vanno dai tre ai diciotto mesi e con un prezzo che varia dai 150.000 ai 2 milioni di euro.
A seguito di una richiesta della direzione, il management di Alpha decide di raccogliere le lezioni apprese a partire dai difetti segnalati, dal numero di anomalie riscontrate nelle prime 60 giornate di funzionamento delle macchine e dal numero di richieste di modifica ricevute nei primi 120 giorni dopo la consegna. Viene inoltre deciso di elencare gli imprevisti di carattere amministrativo, le malattie, le assenze e i conflitti interni ed esterni.
I difetti e le richieste vengono classificati in base al modulo funzionale in cui si verificano, fornendo un numero di occorrenze per ciascuna categoria. Questo permette di confrontare i dati con quelli di altri progetti e di elaborare statistiche, oltre a identificare le aree di maggior attenzione per gli investimenti in ricerca e sviluppo.
Durante l’analisi dei dati della macchina KXW 2019, si rilevano 11 difetti nel modulo di taglio, 7 difetti nel modulo di taping e 4 difetti nel modulo di pulizia. Questi dati si discostano dalla media, in particolare per il modulo di taglio, che evidenzia circa il 50% in più di anomalie rispetto alla norma. L’origine del difetto viene identificata nell’uso di un nuovo componente che è stato inserito per migliorare le prestazioni complessive ma che non è stato montato correttamente.
La conclusione dell’analisi identifica un difetto sia nella procedura di montaggio che nei criteri di selezione del componente. La procedura aggiornata viene quindi distribuita ad altri progetti che utilizzano lo stesso componente, identificabili attraverso la base di dati PDM di cui l’azienda dispone.
Conclusioni
Le lezioni apprese rappresentano uno strumento essenziale per la gestione e la conservazione delle conoscenze e delle esperienze acquisite dalle organizzazioni durante le loro attività. Archiviate in un registro, queste lezioni vengono consultate in occasione di progetti e iniziative future. Tuttavia, spesso vengono trascurate a causa della mancanza di tempo, della mancanza di cultura nella condivisione della conoscenza e della cultura dell’errore, fattori che possono generare resistenza al cambiamento. La gestione delle lezioni apprese deve quindi essere sistematica e i dati e le informazioni devono essere generati durante l’intero ciclo di vita del progetto, attraverso un processo strutturato.
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